Volle Bücher, leerer Geldbeutel? Kümmern Sie sich dringend drum!
Was nutzt ein voller Kalender und viel Nachfrage, wenn der Kunde nicht bezahlt? – Eben, NICHTS! Der alten Handwerkerweisheit zu folgen, nur noch Barzahlung zu akzeptieren ist jedoch in der heutigen Zeit eher weltfremd. Denn Kunden wählen ihre Geschäfte und Partner auch danach aus, wie sie am bequemsten bezahlen können – immer häufiger. Und wenn Sie sich selbst beobachten, ist der Kauf im Internet schnell abgebrochen, wenn die von Ihnen gewünschte Zahlungsart nicht zur Auswahl steht.
Bei vollem Terminkalender ist das „kaufmännische Kram“ aber immer wieder schnell auf die lange Bank geschoben, solange man seine Rechnungen noch bezahlen kann, ist ja alles ok. Denkt man. Und wenn dann etwas passiert, der Motor am Fahrzeug aufgibt, der PC seinen Geist aufgibt und man schnell Ersatz braucht – hat man ein Problem. Im einfachsten Fall kann man einen teuren, kurzfristigen Kredit aufnehmen. Im Besten Fall bekommt man seine Kunden dazu, dass sie schnell die offenen Rechnungen bezahlen. Aber was passiert, wenn beides nicht passiert? Wenn die Kunden noch einmal 4 Wochen warten? Wenn die Kreditlinie schon ausgeschöpft ist?
Um das zu vermeiden, ist ein externer Buchhalter eine gute Option. Er merkt schneller als Sie, dass Zahlungsfristen nicht eingehalten werden. Denn er kann sich alleine auf die Zahlen konzentrieren – der Unternehmer bemerkt den fehlenden Mittelzufluss vor lauter Terminen oft erst sehr oder zu spät.
Falls Sie keinen externen Buchhalter engagieren möchten, sollten Sie auf ein paar Grundregeln achten:
- Vereinbaren Sie die wesentlichen Zahlungsmodalitäten schriftlich. Anzahlung, Zahlungsweise, Fälligkeiten.
- Wenn es der Wettbewerb zulässt, rechnen Sie auf Ihren Stundensatz 5 EUR für Mahngebühren, Inkassokosten usw. ein.
- Bei Vereinbarungen, die z.B. die Erstellung einer Arbeit mit mehreren Teilzahlungen enthalten, sollten Sie ein Kündigungsrecht haben, wenn die entsprechenden Teilzahlungen nicht geleistet werden
- Wenn es Ihre Marktgegebenheiten zulassen, sollten Sie Anzahlungen bei Neukunden vereinbaren – oder Sicherheiten in Form einer Bankbürgschaft beispielsweise.
Verfolgen Sie Ihre Außenstände konsequent! Es gibt keine Pflicht, zur dreimaligen Mahnung!
Stellen Sie Regeln auf, wann (nach welcher Frist), wie oft gemahnt wird und schalten Sie nach Ablauf der Fristen ein Inkassobüro ein – oder, wenn Sie die entsprechenden kaufmännischen Ressourcen haben, gehen Sie den Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens. Auch hier kann ein externer Buchhalter hilfreich sein, denn er kann Ihnen „Schriftkram“ abnehmen – und Sie müssen ihn nur bezahlen, wenn Arbeiten anfallen!
Ziehen Sie „ihre Regeln“ durch! Insbesondere dann, wenn Versprechen nicht eingehalten werden, wenn Sie zugesagte Zahlungen nicht erhalten, der Kunde für Sie (telefonisch) plötzlich nicht erreichbar ist.
Neudeutsch wird dies übrigens „Forderungsmanagement“ genannt… – und wenn Ihr Lieferant ein solches Forderungsmanagement hat, wird er Ihren Zahlungsverzug schnell bemerken. Und ihm ist es relativ egal, ob Ihre Kunden zahlen oder nicht – er möchte wie Sie sein Geld!